LGPD · SynapkZ

Termos de Uso

Última atualização: 19 de julho de 2026

Bem-vindo(a) à SynapkZ. Estes Termos de Uso (“Termos”) regulam o uso da plataforma de gestão clínica oferecida pela Zephex Serviços Tecnológicos LTDA (CNPJ 63.483.569/0001-75, sede em Curitiba/PR, CEP 82.515-000), sob a marca SynapkZ. Ao se cadastrar e utilizar nossos serviços, você concorda integralmente com estes Termos.

1. Definições

1.A. Aplicação do Código de Defesa do Consumidor (CDC)

A SynapkZ reconhece que, quando o Cliente for pessoa física ou MEI atuando como destinatário final dos serviços, aplicam-se as disposições da Lei 8.078/1990 (CDC), inclusive as normas cogentes sobre:

Para Clientes pessoas jurídicas empresárias, a relação é regida pelo Código Civil (arts. 421 e ss.) e por estes Termos, aplicando-se subsidiariamente princípios de boa-fé objetiva.

2. Cadastro e conta

Para usar a Plataforma, o Cliente deve criar uma conta fornecendo dados verdadeiros, completos e atualizados. O Cliente é responsável por manter a confidencialidade das credenciais e por toda atividade realizada em sua conta.

A SynapkZ pode recusar cadastros ou suspender contas que descumpram estes Termos, nossa Política de Privacidade ou as políticas da Meta para uso do WhatsApp Business.

3. Licença de uso

Concedemos ao Cliente uma licença não exclusiva, intransferível e revogável para acessar e usar a Plataforma exclusivamente para fins próprios de gestão clínica, durante a vigência do contrato.

4. WhatsApp Business API — SynapkZ como Tech Provider

A SynapkZ atua como provedora de tecnologia (Tech Provider) homologada pela Meta. Quando o Cliente conecta sua WhatsApp Business Account (WABA) à Plataforma via Embedded Signup oficial:

4.A. Infraestrutura de nuvem

A Plataforma é hospedada em provedor de nuvem líder de mercado, com data centers em território brasileiro. O Cliente reconhece que:

4.B. Assinatura Digital ICP-Brasil

Para funcionalidades de assinatura digital de documentos médicos (prescrições, atestados, encaminhamentos, laudos), a Plataforma integra-se a solução homologada pela ICP-Brasil. O Cliente reconhece que:

4.C. Transcritor por Inteligência Artificial

A funcionalidade “Transcritor IA” utiliza modelos de inteligência artificial (próprios ou de provedores terceiros licenciados) para transcrever automaticamente o áudio de consultas médicas. O Cliente reconhece que:

4.D. Demais integrações e serviços de Terceiros

A Plataforma pode integrar-se, direta ou indiretamente, a outros serviços de Terceiros para viabilizar funcionalidades específicas, incluindo, exemplificativamente:

Tais integrações estão sujeitas aos termos e políticas próprios dos respectivos fornecedores. Sua indisponibilidade eventual não é imputável à SynapkZ, que envidará melhores esforços para restabelecer a funcionalidade ou oferecer alternativa razoável.

A relação nominal atualizada dos principais Terceiros integrados é mantida no Anexo I destes Termos e pode ser consultada mediante solicitação ao DPO ([email protected]).

4.E. Força maior e caso fortuito

Nenhuma das partes será responsabilizada pelo descumprimento de obrigações decorrentes destes Termos quando causado por eventos de força maior ou caso fortuito, incluindo, sem se limitar a: falhas generalizadas de energia, telecomunicações ou internet; ataques cibernéticos direcionados de escala relevante; ordens judiciais ou regulatórias que restrinjam a operação; pandemias e emergências de saúde pública; atos de Terceiros essenciais à prestação (itens 4.A a 4.D).

Nesses casos, a SynapkZ comunicará o Cliente com transparência e adotará medidas razoáveis de mitigação, sem prejuízo do direito do Cliente à devolução proporcional de valores pagos e não usufruídos, quando a indisponibilidade for substancial e prolongada, observados os direitos do consumidor, quando aplicáveis.

5. Obrigações do Cliente

5.A. Consentimento e opt-in dos Pacientes

O Cliente, na qualidade de Controlador de dados pessoais dos seus Pacientes, é o único responsável por obter — e comprovar, quando exigido — o consentimento expresso, informado e específico dos Pacientes para:

A SynapkZ disponibiliza campos e fluxos técnicos para registro dos consentimentos, mas não valida sua validade jurídica ou completude — essa avaliação cabe ao Cliente e ao seu jurídico.

6. Obrigações da SynapkZ

6.A. Nível de serviço (SLA)

A SynapkZ se compromete a envidar melhores esforços para manter a Plataforma disponível com:

Não contam contra o SLA:

Créditos por descumprimento e níveis diferenciados de SLA (SLA Premium) podem ser negociados em contrato específico para Clientes pessoa jurídica que assinem Contrato de Prestação de Serviços em separado.

7. Pagamento, cancelamento e direito de arrependimento

7.1. Assinatura e cobrança

Os valores, periodicidade (mensal ou anual) e forma de pagamento são definidos no plano contratado. Os preços vigentes são publicados na página de Planos e vinculam a SynapkZ na data da contratação.

7.2. Direito de arrependimento (Consumidor — CDC art. 49)

O Cliente Consumidor (pessoa física ou MEI) que contratar a Plataforma à distância dispõe de 7 (sete) dias corridos, contados da data da contratação ou da liberação do acesso, o que ocorrer primeiro, para exercer o direito de arrependimento e obter a restituição integral dos valores pagos, sem qualquer ônus, mediante solicitação por escrito para [email protected].

Este direito não se aplica a Clientes pessoas jurídicas empresárias, para os quais valem as demais regras de cancelamento deste artigo.

7.3. Cancelamento após 7 dias

Após decorrido o prazo de arrependimento (ou desde o início, para Clientes PJ empresariais), o cancelamento pode ser solicitado a qualquer momento e produz efeitos ao final do ciclo já pago, sem reembolso proporcional dos dias remanescentes, ressalvadas as hipóteses de descumprimento contratual pela SynapkZ.

7.4. Atraso de pagamento

O atraso superior a 15 (quinze) dias pode resultar em suspensão do acesso à Plataforma, precedida de aviso por e-mail com prazo de regularização de 5 (cinco) dias. Persistindo o inadimplemento, o contrato pode ser rescindido conforme item 8.

7.5. Encerramento e destino dos dados

7.5.1. Modalidades cobertas

Este item aplica-se a qualquer forma de encerramento da relação do Cliente com a Plataforma, incluindo:

  1. cancelamento por iniciativa do Cliente;
  2. exercício do direito de arrependimento (item 7.2);
  3. fim do período de teste (trial) sem contratação de plano pago (item 7.6);
  4. rescisão pela SynapkZ nas hipóteses do item 8.

7.5.2. Janela de exportação (30 dias)

A partir do encerramento efetivo, o Cliente terá 30 (trinta) dias corridos com acesso somente-leitura à Plataforma, exclusivamente para:

  1. exportar todos os dados em formatos estruturados e interoperáveis (CSV, JSON ou padrão TISS conforme aplicável), sem custo adicional; e/ou
  2. contratar (ou re-contratar) um plano pago, hipótese em que o acesso completo é restaurado com todos os dados preservados.

7.5.3. Notificações

A SynapkZ enviará avisos automáticos por e-mail ao Cliente, no endereço cadastrado, com os seguintes marcos:

7.5.4. Eliminação definitiva

Decorridos os 30 dias sem exportação nem contratação de plano pago, os dados operacionais do Cliente serão eliminados de forma irreversível da infraestrutura da SynapkZ. Os backups regulares podem preservar cópias por até 30 (trinta) dias adicionais no ciclo natural de expiração — durante esse período os dados não são acessíveis a Usuários e servem apenas a restauração emergencial, se necessário.

7.5.5. Retenção legal preservada

Alguns dados permanecem retidos mesmo após a eliminação operacional, por exigência de lei ou para o exercício regular de direitos da SynapkZ — ver item 7.7.

7.5.6. Prontuário médico

Prontuários eletrônicos permanecem sob responsabilidade do médico(a) após a exportação, nos termos da Resolução CFM nº 1.821/2007 (guarda mínima de 20 anos a contar do último registro). Detalhes no item 18.

7.5.7. Comprovação de eliminação

Mediante solicitação do Cliente ao DPO ([email protected]) após a rescisão, a SynapkZ emite declaração formal de eliminação de dados, atendendo o art. 18, VI da LGPD.

7.6. Período de teste (trial)

A SynapkZ oferece período de teste gratuito de 15 (quinze) dias, com acesso a funcionalidades da Plataforma para fins exclusivos de avaliação. A base legal para o tratamento de dados durante o trial é o consentimento do Cliente (LGPD art. 7º, I) e a execução de procedimentos preliminares a contrato (LGPD art. 7º, V). Ao fim do trial, se não houver contratação de plano pago, aplica-se automaticamente o disposto no item 7.5 (Encerramento e destino dos dados).

7.7. Retenção mínima obrigatória

Encerrada a janela de exportação prevista no item 7.5.2, a SynapkZ eliminará os dados operacionais do Cliente, exceto aqueles cuja retenção seja exigida por lei ou necessária ao exercício regular de direitos da SynapkZ:

Todos os dados retidos ficam acessíveis apenas para as finalidades legais e de defesa acima indicadas, sob o mesmo padrão de segurança aplicado durante a vigência do contrato. Ao término dos respectivos prazos, esses dados também são eliminados.

7.A. Custos de Terceiros

Determinadas funcionalidades da Plataforma envolvem custos cobrados diretamente por Terceiros ao Cliente, que não integram a assinatura da SynapkZ. São eles, sem limitação:

A SynapkZ não intermedia essas cobranças e não é responsável pela variação de preços praticados por Terceiros. Recomenda-se ao Cliente monitorar essas cobranças diretamente no fornecedor correspondente.

7.B. Reajuste anual e alteração de preços

7.B.1. Reajuste anual

Os valores da assinatura serão reajustados anualmente, na data-base do aniversário da contratação, pelo IPCA (Índice Nacional de Preços ao Consumidor Amplo, apurado pelo IBGE) acumulado dos últimos 12 meses ou índice oficial que o substitua. Havendo IPCA negativo no período, os valores serão mantidos, sem redução automática.

7.B.2. Alteração comercial de preços

A SynapkZ pode alterar os preços de seus planos mediante aviso prévio de:

enviado por e-mail cadastrado e/ou notificado na Plataforma. O Cliente que não concordar com o novo valor poderá rescindir o contrato sem multa até a data da vigência do reajuste, exportando seus dados conforme item 7.5.

8. Suspensão e rescisão

Podemos suspender ou rescindir o acesso à Plataforma, sem aviso prévio, em caso de:

9. Propriedade intelectual

Todos os direitos relativos à Plataforma — incluindo código, design, marca, logotipos e documentação — pertencem exclusivamente à SynapkZ. Os dados inseridos pelo Cliente (cadastros, prontuários, mensagens) permanecem de sua propriedade, sendo a SynapkZ mera operadora.

10. Confidencialidade

Ambas as partes se comprometem a manter sigilo sobre informações confidenciais a que tenham acesso em razão da prestação dos serviços, durante toda a vigência do contrato e por 5 (cinco) anos após seu término.

11. Limitação de responsabilidade

Na máxima extensão permitida pela legislação aplicável, a responsabilidade total da SynapkZ, agregada e cumulativa, fica limitada ao valor pago pelo Cliente nos 12 (doze) meses anteriores ao evento que originou a responsabilidade. Não respondemos por lucros cessantes, perdas indiretas ou consequenciais.

11.A. Vedação de renúncia a direitos do Consumidor

Nenhuma disposição destes Termos pode ser interpretada de forma a excluir, limitar ou modificar direitos assegurados ao Consumidor pela Lei 8.078/1990 (CDC), pela LGPD (Lei 13.709/2018), pelo Marco Civil da Internet (Lei 12.965/2014) ou por outras normas cogentes aplicáveis. Em caso de conflito, prevalece o dispositivo mais favorável ao Consumidor.

Havendo declaração de nulidade de qualquer cláusula, as demais permanecem íntegras e vinculantes.

12. Alterações destes Termos

Podemos atualizar estes Termos periodicamente. Alterações relevantes serão notificadas com antecedência de 30 (trinta) dias. O uso continuado da Plataforma após a entrada em vigor implica aceitação das novas condições.

13. Lei aplicável e foro

13.1. Lei aplicável

Estes Termos são regidos pela legislação brasileira, incluindo o Código Civil, o Código de Defesa do Consumidor, a LGPD e o Marco Civil da Internet.

13.2. Foro

Para Clientes pessoas jurídicas empresárias, fica eleito o foro da comarca de Curitiba/PR como competente para dirimir eventuais controvérsias, com renúncia expressa a qualquer outro, por mais privilegiado que seja.

Para Clientes Consumidores (pessoa física e MEI), a SynapkZ renuncia expressamente ao foro contratual e reconhece a competência do foro do domicílio do Consumidor, nos termos do art. 101, I, do CDC.

13.3. Solução amigável

As partes se comprometem a buscar solução amigável para eventuais controvérsias, mediante contato prévio com o DPO ([email protected]) por prazo mínimo de 30 dias, antes do ajuizamento de demanda judicial.

14. Contato

Dúvidas sobre estes Termos podem ser enviadas para [email protected].

Denúncias de abuso, spam ou uso indevido da Plataforma devem ser reportadas para [email protected].

15. Telemedicina

A funcionalidade de telemedicina disponibilizada na Plataforma observa a Lei 14.510/2022 e a Resolução CFM 2.314/2022. O Cliente reconhece que:

15.1. Responsabilidade clínica exclusiva do médico

A SynapkZ fornece exclusivamente a infraestrutura tecnológica (videochamada, integração com prontuário e emissão de documentos) para viabilizar consultas por telemedicina. Toda decisão clínica, diagnóstico, prescrição, conduta terapêutica e responsabilidade profissional pelo atendimento é exclusiva do médico(a) usuário(a), nos termos das normas do CFM e do respectivo Conselho Regional de Medicina.

15.2. Registro no CRM

Compete exclusivamente ao médico(a) usuário(a) manter inscrição válida e regular no CRM do seu estado, bem como observar todas as normas éticas e regulatórias aplicáveis à teleconsulta, incluindo, quando aplicável, registro no sistema do CFM para prestação de telemedicina interestadual.

15.3. Consentimento do Paciente

O Paciente deve consentir expressamente com a realização da consulta por meio de telemedicina, sendo o registro desse consentimento realizado pelo Cliente antes ou no início da sessão.

15.4. Prontuário e emissão de documentos

Os registros da teleconsulta integrarão o prontuário eletrônico do Paciente (item 18). Prescrições, atestados, encaminhamentos e demais documentos emitidos deverão observar os requisitos de assinatura digital (item 16).

15.5. Falha técnica

Em caso de falha técnica que impeça a continuidade da teleconsulta, o médico(a) é responsável por avaliar a necessidade de reagendamento ou orientar o Paciente para atendimento presencial. A SynapkZ registrará ocorrências técnicas na Plataforma quando identificáveis.

16. Prescrição digital e assinatura eletrônica qualificada

16.1. Documentos assinados digitalmente

A Plataforma permite a emissão de prescrições médicas, atestados, encaminhamentos e outros documentos com assinatura digital qualificada, mediante integração com solução homologada pela ICP-Brasil, na forma da Medida Provisória 2.200-2/2001 e da Resolução CFM 2.299/2021.

16.2. Titularidade e custódia do certificado

Nos termos do item 4.B, o certificado digital ICP-Brasil é adquirido, mantido e custodiado exclusivamente pelo médico(a) signatário(a), que assume total responsabilidade por sua guarda, uso e eventual comprometimento.

16.3. Validade jurídica

Documentos assinados digitalmente possuem valor jurídico equivalente ao documento em papel assinado à mão, para todos os fins legais, desde que o certificado esteja válido e não revogado no momento da assinatura.

16.4. Envio ao Paciente

Documentos podem ser enviados ao Paciente por WhatsApp, e-mail ou disponibilizados para download, mediante consentimento (item 5.A). O Cliente é responsável por escolher o canal adequado e por garantir a confidencialidade da entrega.

17. Uso do Transcritor por IA

17.1. Natureza assistiva

A transcrição gerada pelo Transcritor IA é ferramenta de apoio e produtividade, jamais substituindo o dever do médico(a) de registrar no prontuário as informações clínicas relevantes segundo seu julgamento profissional.

17.2. Revisão obrigatória

Toda transcrição gerada deve ser revisada pelo médico(a) antes de ser considerada parte definitiva do prontuário ou de qualquer documento oficial. Erros de transcrição não geram responsabilidade da SynapkZ.

17.3. Consentimento e opt-out do Paciente

A gravação e transcrição de consultas requer consentimento expresso e prévio do Paciente. O Paciente tem direito de recusar a gravação, sem prejuízo do atendimento. O Cliente é responsável por informar essa possibilidade ao Paciente antes de iniciar a gravação.

17.4. Armazenamento e segurança

Os áudios e transcrições são armazenados criptografados nos servidores da Plataforma, com acesso restrito ao Cliente e a Usuários autorizados. O áudio bruto e a transcrição não integrada ao prontuário são retidos por até 7 (sete) dias contados da geração, sendo eliminados automaticamente após esse prazo. O conteúdo revisado e incorporado ao prontuário pelo médico(a) passa a seguir a política de guarda do prontuário (item 18) e a Política de Privacidade, em observância ao princípio da necessidade da LGPD (art. 6º, III).

17.5. Uso para treinamento de modelos de IA

Os áudios e transcrições não são utilizados para treinamento de modelos de inteligência artificial próprios ou de terceiros. Qualquer alteração desta política será comunicada com antecedência mínima de 60 (sessenta) dias e sujeita a novo consentimento específico do Cliente e dos Pacientes envolvidos.

17.6. Provedor de IA subjacente

Caso o Transcritor IA utilize modelo de provedor terceiro (provedores especializados de modelos de inteligência artificial), aplicam-se adicionalmente as políticas de privacidade e uso do respectivo provedor, informadas ao Cliente mediante solicitação ao DPO.

18. Prontuário eletrônico e obrigação de guarda

18.1. Registro

A Plataforma disponibiliza recursos de prontuário eletrônico do Paciente, observando os requisitos técnicos e éticos da Resolução CFM 1.821/2007, do Manual da SBIS/CFM e das Resoluções complementares aplicáveis.

18.2. Responsabilidade pela guarda

A guarda do prontuário do Paciente pelo prazo mínimo legal (atualmente 20 anos a contar do último registro, conforme Resolução CFM 1.821/2007) é obrigação do médico(a) responsável pelo atendimento e do Cliente, mesmo após o término da relação contratual com a SynapkZ.

18.3. Exportação ao término

Ao término do contrato, a SynapkZ garante ao Cliente prazo mínimo de 30 dias para exportação integral dos prontuários em formato estruturado (padrão TISS e/ou JSON), permitindo migração para outra solução ou guarda em arquivo próprio (item 7.5).

18.4. Integridade e auditabilidade

Todas as alterações em registros do prontuário são auditadas na Plataforma, com carimbo de data/hora e identificação do Usuário autor, respeitando os requisitos de integridade e não-repúdio exigidos pela regulamentação profissional.

Anexo I — Termo de Operador (DPA)

Este Anexo integra os Termos de Uso e regula o tratamento de dados pessoais realizado pela SynapkZ (operada pela Zephex Serviços Tecnológicos LTDA, CNPJ 63.483.569/0001-75), na qualidade de Operadora, em nome do Cliente (clínica, consultório, MEI médico ou médico(a) pessoa física), na qualidade de Controlador, nos termos do art. 39 e seguintes da Lei nº 13.709/2018 (LGPD).

I.1 Definições e papéis

I.2 Objeto, escopo e instruções

A SynapkZ tratará dados pessoais exclusivamente para a prestação dos serviços contratados e conforme instruções documentadas do Controlador (representadas pelos Termos, pela Política de Privacidade e pelas configurações ativas da conta do Cliente). Categorias de dados, finalidades, bases legais e tempo de retenção estão descritos na Política de Privacidade.

I.3 Sub-operadores autorizados

O Controlador autoriza a SynapkZ a utilizar sub-operadores na prestação do serviço, todos sujeitos a obrigações contratuais de confidencialidade e segurança compatíveis com este Anexo. As categorias de sub-operadores em uso são:

A relação nominal e atualizada dos sub-operadores específicos é mantida pela SynapkZ e disponibilizada ao Controlador mediante solicitação ao DPO ([email protected]). A SynapkZ poderá substituir ou adicionar sub-operadores mediante aviso prévio de 30 (trinta) dias por e-mail ou na Plataforma. O Controlador poderá objetar com justificativa razoável dentro do mesmo prazo.

I.4 Medidas técnicas e organizacionais de segurança

A SynapkZ adota medidas técnicas e organizacionais adequadas para proteger os dados pessoais, incluindo:

I.5 Notificação de incidente de segurança

Em caso de incidente de segurança envolvendo dados pessoais sob tratamento, a SynapkZ comunicará o Controlador em até 24 (vinte e quatro) horas a contar do conhecimento razoável do evento, com descrição preliminar, dados envolvidos, medidas tomadas e medidas recomendadas ao Controlador. A SynapkZ também atenderá os prazos legais de comunicação à ANPD (Resolução CD/ANPD nº 15/2024) na qualidade de operadora.

I.6 Apoio ao atendimento de direitos dos titulares

A SynapkZ disponibiliza ferramentas administrativas para que o Controlador atenda diretamente as solicitações dos titulares (acesso, correção, exclusão, portabilidade, anonimização etc.). Caso a operação exija ação técnica da SynapkZ, atenderemos solicitações formais do Controlador em prazo razoável, observados os prazos legais.

I.7 Auditoria

O Controlador tem direito de auditar o cumprimento deste Anexo, mediante aviso prévio de 30 (trinta) dias, em horário comercial, sem interferência na operação. A SynapkZ poderá oferecer relatórios de conformidade emitidos por terceiros independentes em substituição à auditoria direta.

I.8 Transferência internacional

A SynapkZ utiliza sub-operadores que podem armazenar ou processar dados fora do Brasil. Tais transferências são realizadas mediante cláusulas-padrão contratuais e/ou outras garantias previstas no art. 33 da LGPD e na Resolução CD/ANPD nº 19/2025.

I.9 Devolução e eliminação ao término

Ao término do contrato, a SynapkZ disponibilizará ao Controlador janela mínima de 30 (trinta) dias para exportação completa dos dados em formato estruturado (CSV, JSON ou padrão TISS, conforme aplicável). Após a janela, os dados serão eliminados da infraestrutura da SynapkZ, ressalvados os dados que devamos reter por obrigação legal (item 7.7). A guarda de prontuário médico conforme Resolução CFM nº 1.821/2007 é de responsabilidade do Controlador após a exportação.

I.10 Responsabilidade

Cada parte responde pelos danos causados em decorrência do descumprimento de suas obrigações, observados os limites de responsabilidade estabelecidos na Cláusula 11 destes Termos. A SynapkZ responde solidariamente com o Controlador apenas nas hipóteses do art. 42, §1º, II da LGPD.

I.11 Vigência

Este Anexo vigora pelo mesmo prazo do contrato principal, com prevalência sobre disposições conflitantes dos Termos para fins exclusivos de proteção de dados pessoais.